【電子郵差 Web Fax Server 】 

　　傳真之所以至今仍被廣泛地使用在辦公室中，主要的原因仍在於大部分的人還是習慣於書面的閱讀模式及其方便性，但傳統的傳真訊息傳遞模式在事事求 e 化的辦公室中的確有許多地方是有待商確。 .
以傳真傳送而言： .
　　必需將文件由印表機印出，查得欲傳送的傳真號碼，再將文件拿到傳真機前按下傳真號碼後，等候傳真機將文件送出。這整個過程往往得花費 8~10 分鐘。除此之外，紙張、印表機耗材及印表機的折舊等均是一筆花費，而且不環 保。如遇上傳真機使用尖峰時間，在忙線或對方未收到傳真文件時，往往得花費更多的時間來處理。最重要的是所有外送的傳真文件無法做有效的管理及追蹤。 .
以傳真接收來看：
　　不論使用的是數千元的一般傳真機或數萬、數十萬的高階傳真機都是毫無選 擇地將傳真接收或印出來，往往發現有一大半的傳真是沒有用的，更糟糕 的情況是傳真紙用完了卻收不到重要的傳真；或者也會常常有人在傳真機前面等傳真或需指派專人來處理傳真訊息，再由人工來分派傳真，遇重要傳真需要影印存檔或拷貝數份知會相關人員，重複歸檔…，這些往往耗費不少的 辦公室資源，不但沒有效率且相當浪費資源，當然最重要的是無法對接收的傳真訊息做有效的歸檔及管理。 除此之外，在分秒必爭的今天，即時化、行動化訊息是提升競爭力的要素， 但傳真訊息是最因難處理的傳統訊息，尤其在行動辦公室架構下如何將傳真也可以行動化是相當重要的一環。 電子郵差Web Fax Server能不受時空的限制讓您在世界各地都能掌控傳真訊息是 e 世代辦公室訊息行動化、即時化管理不可或缺的工具。

系統說明：

如圖所示，電子郵差Web Fax Server 的使用者只要使用瀏覽器 (Browser) 就可以經由內部網路 (Intranet ) 或網際網路 (Internet) ，來傳送傳真及管理傳真訊息，也就是說不論您身在何處，利用瀏覽器就可以收發傳真讓傳真繞著地球跑！。
對於電子郵差Web Fax Server的使用者而言，就如同隨身擁有一部行動虛擬傳真機一樣，隨時隨地可以取得傳真訊息，更可以透由Web Fax Server將傳真文件送達指定傳真機。因此，她不但是商旅人士不可或缺的工具更是行動辦公室必備的系統。
除了具親和性的Web化操作介面，超強的傳真傳送/ 接收功能，資料庫化的傳真訊息管理及嚴密的安全控管 (只有授權的使用者才能使用本系統) ；讓電子郵差Web Fax Server為一套兼具行動、效率、管理、省錢、方便的企業網路傳真的最佳解決方案。。

電子郵差Web Fax Server可為企業帶來什麼效益：

一、節省企業的成本，提升競爭力

讓需要傳真的使用者，不需再印出原稿、不需浪費時間等候，可以將文件檔案傳真，不論是使用 Intranet、Internet、 VPN 不管人身在何處都可以直接使用瀏覽器傳真文件檔案，並可查看管理傳真記錄，大大提升了傳真作業的方便性，失敗自動重傳、傳真記錄直接修改後重傳及傳真電話簿等功能，可節省大量的資源、人力、時間，省下大筆費用。

二、讓訊息掌握更快速，節省費用、增加利潤

讓您不再毫無選擇性地列出傳真文件，節省紙張耗材及設備折舊費，讓傳真分發更方便、快速且有效率，強化傳真訊息的管理，而且無論在哪裡都可以使用瀏覽器來 查看管理接收的傳真訊息，讓訊息掌握更快速。 .

三、提升企業形象為環保加分

在傳真傳送部分Web Fax Server除了可以省紙張、省耗材外，更讓傳真如雷射般的品質，而接收的傳真可以存在Web Fax Server，當需要時再印出來，不但替您看緊荷包，更讓您的企業晉升為環保企業。。

四、訊息行動化

透過瀏覽器讓Web Fax Server的用戶不論在全世界任何地方都可以發送傳真，也可以查看、管理、接收的傳真訊息，將傳真訊息完全行動化。。

五、強化訊息管理，安全、且更有效率

經由Web Fax Server的訊息管理資料庫，小到數萬筆、大到數十萬甚至百萬筆傳真資料，均可以集中管理及快速查閱，不但安全而且有效率。。

六、行動辦公室

Web Fax Server讓辦公室變成行動辦公室了！不論員工在家裡、旅館、渡假、網咖…等等地方，都可以透過網路辦公室，真正落實辦公室行動化。。

七、節省系統維護費用，減輕它人員負擔

Web Fax Server採集中式管理架構，在當事人端不需額外安裝軟體即可收送傳真，所以系統維護非常簡單，對於IT 人員不會造成負擔。。

八、充分運用通訊資源，節省通訊費用

使用者可以自己依傳真文件性質指定傳送日期/時間、傳送等級，讓非緊急傳真留待離峰時間傳送，國際、長途於節省時間傳送，讓通訊資源配置更有彈性及節省通訊費用。 .


Web Fax Server的功能：

( 一 ) 傳真傳送功能：

立即傳真： 以瀏覽器編輯傳真文件，直接傳送。

附加檔傳送： 可選擇Word（.doc）、Excel（.xls）、Power Point（.ppt）、文字檔（.txt）、Tiff（.tif）、傳真檔（.efx）、郵件格式檔(.htm)…..等多種文件檔案直接傳送。

傳真檔預覽：發送傳真時可選擇是否先預覽再傳送，以確保傳真品質。

自動重傳： 遇傳送失敗的傳真可依設定之重送次數自動重傳。

定時傳真： 使用者可以自定傳真文件傳送的日期/時間。

急件傳真： 使用者可依文件性質指定文件傳送等級，急件將優先傳送 .

指定重傳： 針對傳送過之傳真，可依需求各別設定重傳


單檔 / 多檔傳真： 可依需求選擇一份傳真文件或多份傳真文件來傳送 .

單址 / 多址傳真： 可依需求選擇單一收件人或多個收件人來傳送 .

電話簿管理： 可將往來客戶資料鍵入電話簿，提供公用電話簿和私人電話簿，並且可分類管理

傳送記錄歸檔 ：每個使用者可設定自己的檔案夾(主檔案夾及子檔案夾)，再將傳送記錄依分類歸到檔案夾內

傳真狀態查詢：依使用者分別將其發送隻傳真結果回報送件人，並可依待傳、傳送中、成功、失敗等做分類查詢

(二) 傳真接收功能：

訊息通知：當有新的傳真進來時，系統將出現一小視窗提醒使用者

傳真接收自動分發： 可搭配 DTMF 或 DID 之設備達到接收之傳真自動分送至收件人信箱 .

接收記錄歸檔：每個使用者可設定自己的檔案夾(主檔案夾及子檔案夾)，再將接收記錄依分類歸到檔案夾內

傳真查閱： 可利用 Browser 來查看接收的傳真內容，並支援多種不同比率之顯示模式

轉分發：可將個人的傳真文件再轉發其他使用者

轉發 E-mail ：可將個人的傳真文件轉發E-mail 出去

傳真列印： 可視需求將必要的傳真由指定印表機印出 

傳真檔下載： 可將指定的接收傳真檔案下載後存放到 Client 端

(三) 管理功能：

登入查核：可選擇使用登錄網路之使用者名稱或自行設定使用者名稱及密碼來登入系統

監控管理：管理者可隨時查看其他使用者之傳真收/送狀態及內容

群組設定：可依公司之業務性質、或部門來規劃群組

使用者設定：針對使用者設定不同的使用等級，如長途限撥、國際限撥、傳真分發、急件傳送……等。

權限管理： 經設定確認的使用者才可使用且每個使用者傳真之權限可依其職務、工作性質來個別設定，如長途傳真、傳真分發…等

分發管理：有分發管理權限者，可以依群組或個人作傳真文件的分發

集中式管理： 所有的傳真檔案集中存放在 Server 上，不因傳真作業的地點而改變
統計報表：依群組或個人分別統計於特定時間內的傳真使用量

Web Fax Server 的系統需求：

Server：  硬體：CPU P4以上、RAM 512MB、HD 10GB以上、CD ROM

OS：WIN 2000 Professional / WIN 2000 Server  

          WIN XP Professional / WIN 2003Server

 Client：  Browser 軟體  ( IE5.5 以上)

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