電子郵差 [ MIS Mail Server 】 

公司內除一般電腦文件(如PE2、WORD、EXCEL….等編輯的文件)的傳送外，在公司內通常會依其程度不同而有一套適合該公司的MIS軟體，而MIS軟體的輸出又以報表的方式最為常見，其中除了部份內部管理報表外，大部份的報表(如報價單、採 購單、詢價單、交易明細、催款單、提單.....)是需要往外遞送的，以往最常見的方式不外乎一郵寄、二傳真機傳真、三快遞，不論是那一種方式除了需耗費大量的人工成本外，也花費了不少的費用，在事事都在精簡人力、節省成本、加強自動化、提升企業競爭力的今天確實有待商確。

電子郵差MIS郵件伺服器的推出就是為了解決此一問題，各種MIS軟體只要將原來由印表機輸出的報表寫成檔案加上郵件位址存於特定目錄，MIS郵件伺服器就會自動將報表送往指定的郵件位址，並且將記錄以文字格式寫回供查看，達到高度自動化，完全不需浪費人力的報表遞送。此外為了讓接收方能一目了然的查看內容，MIS郵件伺服器可讓文件內容直接在郵件本文中顯示出來。

不論您的MIS軟體是在NOVELL、NT、UNIX或各種PEER TO PEER網路環境，電子郵差MIS郵件伺服器均可適用。

　　

系統架構：



產品特點： .

 v   報價單、訂購單、提單......各種報表，由MIS系統經由INTERNET / INTRANET直接Email至收件人信箱，再也不需用郵寄或浪費時間等著使用傳真，節省大量人力及資源浪費, 並可降低通訊費用

v     結合現有MIS軟體，完全依既有的操作方式，使用者不須重新學習，即可直接將文件檔案及圖形檔案Email出去

v     自動產生文字格式之Email記錄檔，容易查詢及管理

v     無專線環境者可以撥接方式連接INTERNET來收/送MIS報表, 以最少投資達到最高效益

v     可結合原有之Internet / Intranet郵件伺服器 (如MS Exchange、Lotus Notes、Netscape Mail Server…)將外送之Email管道一致化, 以方便管理

v     接收方可以使用各種符合POP3 協定之Email軟體 (Eudora、OutLook、Netscape…….)

v  可選擇以Email內文或附加檔方式來傳送報表

v     支援收信及保存信件功能, MIS郵件伺服器收到之Email轉入指定目錄或以一般Email 軟體來管理

=      可將報表內容轉換成Email之Rich Text格式,確保在收信方原報表格式可重現, 解決中英文合併顯示格式無法對齊的問題

=      可將HTML檔案轉換後併入 Email內容,讓收信方只要開啟Email即可流灠所有訊息

=      MIS報表文件中可含有印表控制指令(字體放大、表格連線...)，以Email傳送仍可保有原來報表之樣式

=      底稿套印功能，可以各別指定每頁報表套印的底稿，且提供屬性控制指令，讓您精確套印，可保有原有的表單格式

=      提供簽章功能，並可自訂簽章大小、位置、及數量，方便文件流程控管作業

=      另提供報表檔解析工具, 將MIS報表自動分頁, 依對象合併處理, 並可由外部檔案定義收件者的Email地址而達到完全不修改MIS系統仍可將報表以Email方式來傳遞

=      另提供可支援各種UNIX主機、IBM AS400系統報表檔轉換及檔案下載的工具 (另購)

MIS 報表如何Email  ：

MIS 郵件伺服器要能自動將MIS報表以郵件方式送出，只要MIS報表能產生郵件控制檔即可。

何謂郵件控制檔？

郵件控制文件是一個文字文件的格式，其內容分為二個部份：

1 .控制檔部份
2 .傳送本文

<範例 傳送>

MIS報表如果要以郵件方式做傳送，在控制檔方面需具備的欄位有五：

MAIL=  收方郵件位址

FROM= 送方郵件位址

USERID= 使用者ID

SUBJECT=  主旨

TEXT=             

傳送本文

整体的操作範例如下：



<範例 接收>

在接收方則可看到如下圖：

大多數用戶使用MIS伺服器多應用於報表傳送上面，所以MIS郵件伺服器在此方面的處理上便可將純文字檔所產生的報表轉換成RICH TEXT/HTML格式，確實做到"所見即所得"，所有報表皆以最真確的方式呈現到接收方。

文字檔轉換(MIS CONVERT)

 此種方式為將MIS報表存成文字檔格式，則MIS郵件伺服器將可自動轉換郵件控制檔，藉由MIS郵件伺服器所提供的MIS CONVERT功能，將相關參數定義好，如郵件收方位址､送方位址､主旨､每份報表結束字元.......等，則當MIS報表欲傳送郵件時，先將此報表文字檔存放於特定目錄，MIS郵件伺服器會定時對此目錄作掃描，若有文字檔資料，則MIS郵件伺服器會對報表內容解譯,  自動找出郵件位址、公司名稱、收件人等資訊後即自動將此MIS報表傳送出去。

控制檔範例

(1).最簡易控制檔範例：

MAIL=abc@ms1.hinet.net

FROM=annie@mail.elite.com.tw

SUBJECT=MIS mail document

USERID=LANAPI

TEXT=

(2)傳送本文為另一檔案之範例：

MAIL=abc@ms1.hinet.net

FROM=annie@mail.elite.com.tw

SUBJECT=MIS mail document

USERID=LANAPI

ATTACH=F:\DM\MIS-DM.DOC

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